Registrar el pago de una cuota
Cobrarle una cuota a tu cliente: buscarlo, elegir la cuota y qué métodos puedes registrar.
Registrar Pago es la pantalla donde le cobras una cuota a un cliente que ya tiene un financiamiento contigo. Es el mismo camino para una cuota al día, una atrasada o una que ya tiene multa.
La encuentras en el menú lateral, en Registrar Pago. Si no te aparece, es porque tu perfil no tiene habilitado el registro de pagos.
Buscar al cliente
Escribe la cédula en el campo Cédula del cliente y dale Buscar cliente. Solo acepta números, sin puntos ni letras.
Si algo no cuadra te sale un aviso y no pasas de ahí:
| Aviso | Qué significa |
|---|---|
| Cliente no encontrado | Esa cédula no existe en el sistema. Revisa que no falte un dígito |
| No es tu cliente | La cédula existe, pero su financiamiento es de otro comercio. Solo cobras lo tuyo |
| Cliente sin verificar | Todavía no cargó sus documentos |
| Sin financiamiento activo | No tiene nada pendiente por pagar |
| Cliente bloqueado | La cédula está en lista negra |
La ficha del cliente
Al encontrarlo caes en su ficha, con tres pestañas: Activos, Completados y Eliminados. Lo que vas a cobrar siempre está en Activos.
Cada financiamiento trae una etiqueta con el tipo de moneda: DIVISA, BOLIVARES o EURO. Cuando es en bolívares también ves la referencia BCV del día.
Debajo está la tabla de cuotas:
| Columna | Qué te dice |
|---|---|
| Fecha | Cuándo vence esa cuota |
| Monto | Lo que falta por cobrar de esa cuota |
| Multa | La multa pendiente, si la hay, en rojo |
| Total | Cuota más multa |
| Estado | En qué situación está la cuota |
Si una cuota ya recibió un abono, debajo del monto aparece en naranja cuánto abonó el cliente y cuánto falta.
Cuando el financiamiento no es en dólares
Los financiamientos en bolívares y en euros no se cobran en la tienda. En lugar del botón de cobro te sale una tarjeta azul que dice que el pago se canaliza por el Portal de Pagos Online de QuickOffer.
Ahí tienes dos botones: Enviar SMS al cliente con link de pago y Copiar link. El cliente paga desde la app de QuickOffer, desde el bot de WhatsApp o entrando a pagos.quickoffer.io.
Esos pagos los ves después en Pagos Online
No tienes que registrarlos tú. Se acreditan solos y la cuota se cierra sola.
Elegir qué cuota se paga
Con el botón Registrar Pago se abre la ventana de cobro. Arriba tienes la lista de cuotas, cada una con su casilla. Marca las que el cliente está pagando.
El resumen de abajo se arma solo, con tres líneas: Subtotal cuotas, Subtotal multas y Total a pagar.
Además de las casillas tienes dos opciones especiales:
- Otro monto, para escribir una cifra distinta. El mínimo es la primera cuota pendiente más su multa. El máximo es todo lo que el cliente debe.
- Abono parcial, para cuando el cliente paga menos que la cuota completa. Eso tiene sus propias reglas y lo explicamos en el artículo de abonos parciales.
Cobra siempre desde la cuota más vieja
Es el orden que espera el sistema. Si el cliente quiere ponerse al día con varias, márcalas todas y cóbralas en una sola operación.
Los métodos de pago y las monedas
En Pagos incluidos eliges por dónde entró la plata:
- Efectivo (Divisas)
- Zelle
- Bolívares
- PayPal
- Stripe
- Crypto
- Otro
En los financiamientos en bolívares se suman tres opciones más: Punto de venta, Pago móvil y Transferencia.
Con el botón Agregar pago metes varias líneas. Así registras un pago mixto, por ejemplo una parte en efectivo y otra en Zelle. Registra siempre el canal real por el que entró el dinero.
Los montos se escriben siempre en dólares, aunque el cliente te haya pagado en bolívares.
La suma tiene que cuadrar exacto
El botón Guardar Pago se queda apagado hasta que la suma de las líneas sea igual al Total a pagar. El contador de abajo se pone verde cuando ya cuadra.
Cómo se reparte el dinero
El dinero no se reparte como uno se imagina. Son dos reglas y valen siempre.
La primera: si la cuota tiene multa, el dinero paga la multa antes que la cuota. Solo lo que sobra entra a la cuota.
La segunda: si el cliente paga de más, ese sobrante se queda en la misma cuota que estabas cobrando. No se adelanta a la cuota siguiente.
Ejemplo. Cuota de $25 con multa de $5. El cliente te entrega $32.
| Se aplica | A dónde va |
|---|---|
| $5 | A la multa, que queda pagada |
| $25 | A la cuota, que queda pagada |
| $2 | Se quedan en esa misma cuota |
La cuota siguiente queda exactamente igual: mismo monto y misma fecha. Esos $2 no la adelantan ni la rebajan.
El sobrante solo pasa a la cuota siguiente si alcanza para cubrirla entera
Si el cliente quiere adelantar, márcale las dos cuotas en la lista y cóbralas juntas. Esa es la forma correcta de adelantar.
Guardar el pago
Si ya registraste una cuota de ese mismo financiamiento hoy, te sale una advertencia preguntándote si deseas registrar otra. Es solo un recordatorio para que no cobres dos veces por error.
Después aparece la confirmación con el total de la operación y, si la hay, la multa incluida. Le das Si, registrar.
No le des dos veces al botón
Si se intentan dos pagos del mismo financiamiento en menos de un minuto, el sistema frena el segundo para no duplicar el cobro. Espera un minuto y revisa Pagos Realizados antes de reintentar.
El pago queda listado abajo en Pagos Realizados, con fecha, monto, tipo, método y quién lo recibió. La multa se registra como una línea aparte, de tipo Multa.